Entendu que le mot CLIENT dans le texte représente toute personne pour laquelle l’entreprise à l’obligation de conserver des données. (Copropriétaires, administrateurs, fournisseurs, locataires, résidents)
Entendu que le mot ENTREPRISE signifie Gestion Immobilière Laucandrique
Entendu que La présente Politique de protection des renseignements personnels établit les pratiques mise en place par Gestion Immobilière Laucandrique.
Entendu que Cette Politique vise à informer sur la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels à titre d’employé. Elle vise à établir de bonnes pratiques en la matière, ainsi qu’à recueillir les consentements nécessaires aux fins du bon fonctionnement de nos système.
Entendu que tout entreprise avec qui nous collaborons à aussi l’obligation de se soumettre à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Entendu qu’un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier.
Entendu que les employés de Gestion Immobilière Laucandrique sont assujettis à la Loi des protection des renseignements personnels et ont l’obligation de mettre en pratique le nécessaire pour sécuriser ces données.
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
Le responsable veille à assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé en désignant une personne Responsable.
Cette personne est chargée de surveiller les politiques, de former le personnel et de répondre aux demandes des personnes concernées. Elle veille à ce que l’entreprise respecte toutes les lois et réglementations en matière de protection des renseignements personnels qui lui sont applicables. Elle surveille l’application des politiques et des procédures de protection des données au sein de l’organisation. Elle peut également offrir des conseils sur la gestion des risques liés aux données personnelles.
Le responsable est le point de contact principal entre l’entreprise et la commission d’accès à l’information. Il coopère avec les autorités et les informe des activités de l’entreprise en matière de protection des données.
Pour communiquer avec le responsable chez Gestion Immobilière Laucandrique, écrivez à reception@laucandrique.ca
2. Source de collecte des renseignements personnels
a) Création du fichier
Les employés peuvent recueillir des informations personnelles sur tous les clients à des fins légitimes en relation avec ses fonctions au sein de l’entreprise.
À cet effet, Gestion Immobilière Laucandrique est susceptible de recueillir des informations personnelles avant même le début de mandat aux fins d’obtenir les renseignements sur les occupants, dont notamment mais sans limiter la généralité de ce qui précède, afin d’obtenir leurs coordonnées et de communiquer avec eux;
Les clients confient aux employés, la collecte, la gestion et la mise à jour des coordonnées des différentes bases de données dans le cadre de ses activités. La banque de données est complétée des informations qui y sont reliées.
b) Autres sources de collecte des renseignements personnels
Les employés recueillent des renseignements personnels concernant les copropriétaires, locataires, occupants, fournisseurs, visiteurs, lorsqu’ils communiquent avec lui de diverses façons, notamment :
lors de toute communication écrite, téléphonique ou électronique avec copropriétaire (ou locataire, ou occupant) avec l’entreprise;
lors de la tenue des assemblées;
lors du paiement des charges communes;
à tout autre moment aux fins de la réalisation de la mission de l’entreprise aux termes de la Loi et du contrat de gestion;
L’entreprise recueille également des renseignements personnels concernant les différentes personnes précédemment identifiées, lorsque, notamment :
ils entrent dans l’Immeuble grâce à leurs puces électroniques;
ils sont captés par l’une des caméras de surveillance se trouvant dans l’Immeuble, dans les parties communes ou les parties communes à usage restreint, le cas échéant.
Il revient à chaque client de Gestion Immobilière Laucandrique d’informer toutes personnes représentées qu’il consent implicitement au recueil de ses renseignements personnels, à moins d’indication contraire.
3. Nature des renseignements personnels colligés
Gestion Immobilière Laucandrique recueille dans le cadre de ses activités, les renseignements personnels suivants :
Les coordonnées de base de ses clients que sont :
le nom de ceux-ci;
le numéro d’appartement, et des stationnements et casiers éventuels.
la date de naissance;
les numéros de téléphone;
les pièces d’identité
les adresses courriel;
les contacts en cas d’urgence;
les coordonnés bancaires;
le modèle et la description du véhicule;
les adresses de correspondance ;
le nom des occupants, locataires et visiteurs des unités et le lien entre le copropriétaire, les locataires, les occupants et les visiteurs;
tous autres renseignements pouvant s’avérer utiles aux fins de la réalisation de la mission du Syndicat, aux termes de la Loi et du contrat de gestion.
Ainsi que :
la présence aux assemblées, leurs enregistrements vidéo, ainsi que le registre des votes et des procurations;
tous autres renseignements pouvant s’avérer utiles aux fins de la réalisation de la mission du Syndicat, aux termes de la Loi et du contrat de gestion.
4. Utilisation des renseignements personnels par les employés
De façon générale, les employés utilisent les renseignements personnels pour:
Appliquer le contrat de gestion et s’assurer de son respect;
Assurer le paiement;
Répondre à une demande d’information;
Informer des modifications apportées à la déclaration de copropriété, aux règlements de la copropriété, et/ou pour d’autres objectifs administratifs.
5. Communication des renseignements personnels
Les employés peuvent communiquer les renseignements personnels auprès des conseils d’administration de l’immeuble et des fournisseurs sous mandat pour le syndicat. Les employés peuvent aussi communiquer les renseignements personnels à tous autres tiers, notamment à toute plateforme électronique de gestion, à tous prestataires et professionnels, dans la mesure où le partage de ces renseignements s’avère utile aux fins de la réalisation de la mission du contrat de gestion, aux termes de la Loi.
Au moment de partager des renseignements, les employés s’informent auprès des tiers quant à la nature des renseignements recueillis et vérifie que ces renseignements ne soient pas transmis à d’autres tiers et/ou partenaires commerciaux.
6. Communication
Le droit d’accès est le droit pour un requérant de demander à Gestion Immobilière Laucandrique si elle possède des renseignements personnels le concernant et, le cas échéant, le droit d’y avoir accès.
a) Frais
Le requérant doit débourser un montant de minimum 75$ + tx afin d’obtenir une réponse à sa demande d’accès, soit pour savoir si des renseignements personnels le concernant sont détenus par Gestion Immobilière Laucandrique, soit pour recevoir copie de tels renseignements personnels.
b) Support
Un renseignement personnel informatisé doit être communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible.
c) Refus d’accès à la demande
La demande d’accès doit être refusée par le Gardien dans les cas suivants :
Lorsque la remise des renseignements personnels causerait un préjudice grave pour la santé du requérant. Gestion Immobilière Laucandrique devra alors offrir au requérant de désigner un professionnel du domaine de la santé de son choix qui pourra recevoir copie des renseignements ou en faire la consultation, à un endroit et un moment déterminé par le professionnel du domaine de la santé;
Lorsque la remise des renseignements personnels du requérant risquerait vraisemblablement:
de nuire à une enquête ayant pour objet de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions à la loi ou sa déclaration de copropriété;
d’avoir un effet sur une procédure judiciaire dans laquelle Gestion Immobilière Laucandrique ou le requérant aurait un intérêt.
Lorsque la remise des renseignements personnels du requérant révélerait vraisemblablement un renseignement personnel sur un tiers ou l’existence d’un tel renseignement et que cette divulgation serait susceptible de nuire sérieusement à ce tiers, à moins que ce dernier ne consente à sa remise au requérant ou qu’il ne s’agisse d’un cas d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité du requérant.
d) Demande de rectification
Le droit de rectification est le droit pour un requérant de demander, par écrit, au Gardien, de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet, inexact ou équivoque que Gestion Immobilière Laucandrique détient ou de faire rectifier tout renseignement personnel dont la collecte, communication ou conservation ne sont pas autorisées par la loi, la déclaration de copropriété ou la Politique.
Le requérant ne doit débourser aucune somme afin d’obtenir une réponse à sa demande de rectification à moins que la prétention du requérant à l’effet que la collecte, communication ou conservation de son renseignement personnel ne soient pas autorisées s’avère infondée, auquel cas des frais de 75$ +tx s’appliqueront.
7. Aucune autre communication des renseignements à des fins de prospection commerciale
Sauf pour les fins de communication précitées, Gestion immobilière Laucandrique a comme politique de ne pas divulguer ni vendre à des tiers, aucun renseignement personnel sur les copropriétaires pour des fins de prospection commerciale ou philanthropique.
8. Communication nécessaire pour se conformer à la loi
Gestion immobilière Laucandrique se réserve le droit de divulguer certains renseignements personnels concernant les copropriétaires, locataires, occupants, les fournisseurs et visiteurs s’il estime que cela est nécessaire compte tenu de ses obligations au terme de la déclaration de copropriété et de la Loi. Ainsi, Les employés peuvent partager des informations dans le cadre de procédures, pour répondre à une ordonnance de la Cour ou à l’envoi d’un subpoena. Ils peuvent également communiquer des renseignements personnels si une agence gouvernementale ou un organisme d’enquête public l’exige.
9. Accès limité aux renseignements personnels
À l’interne, l’entreprise ne permet qu’un accès limité aux renseignements personnels. Nos bases de données pour les clients dont le mandat est échu sont désactivés et les accès coupés de tous renseignements personnels obtenus dans le cadre du mandat, après s’être assurés d’avoir transféré l’ensemble des informations, dossiers, et/ou renseignements, auprès de la Nouvelle administration et/ou du nouveau gestionnaire.
10. Stockage et sécurité
Tous les renseignements personnels fournis à l’entreprise sont conservés sur des serveurs sécurisés, à accès restreint par les employés de la compagnie de gestion.
L’entreprise utilise les moyens techniques raisonnables pour assurer un environnement sécuritaire et protéger les renseignements personnels, tels que : barrières coupe-feu, usage d’antivirus, gestion des accès, détection des intrusions, copie de sauvegarde régulière. Cependant, étant donné la nature même du réseau public qu’est l’internet, les CLIENTS
Reconnaissent et acceptent que la sécurité des transmissions via internet ne puisse être garantie. En conséquence, Gestion immobilière Laucandrique ne peut garantir ni n’assume aucune responsabilité pour toute violation de confidentialité, piratage, virus, perte ou altération des données transmises par Internet.
11. Conservation
Gestion Immobilière Laucandrique utilise et conserve les renseignements personnels pour la durée nécessaire à l’objet de la collecte des renseignements.
Toutefois, l’entreprise se réserve le droit de détenir, pour une durée raisonnable, certains renseignements personnels pour être en règle avec la Loi, prévenir la fraude, collecter des frais dus, résoudre une réclamation ou certains autres problèmes s’y rattachant, coopérer à une enquête et pour tout autre acte permis par la loi.
À l’expiration de ce délai, les renseignements personnels seront délestés des serveurs de l’entreprise.
12. Incidents de confidentialité
Un incident de confidentialité correspond à un accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel, à son utilisation ou à sa communication, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection.
Le responsable de la protection des renseignements personnels, s’il a des motifs de croire que s’est produit un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel qu’il détient, doit, dans un délai de 10 jours de la connaissance de l’incident, prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.
Le responsable de la protection des renseignements personnels procède à l’évaluation du préjudice selon la procédure prévue.
Le responsable de la protection des renseignements personnels tient un registre des incidents de confidentialité et, sur demande de la Commission d’accès à l’information, lui en transmet une copie.
Les renseignements contenus au registre des incidents de confidentialité doivent être tenus à jour et conservés pendant une période minimale de cinq ans après la date ou la période au cours de laquelle le responsable a pris connaissance de l’incident.
13. Plaintes relatives à la protection des renseignements personnels
La plainte est une réclamation qui ne se qualifie ni comme une demande d’accès ni comme une demande de rectification, mais comme une demande portant sur l’application de la Politique par le Gestion Immobilière Laucandrique ou le Gardien.
Le plaignant, aux fins de la présente section, est une personne justifiant de son identité à titre de personne concernée, ou un représentant, un héritier, un liquidateur de la succession, un bénéficiaire d’assurance-vie ou d’indemnité de décès, un titulaire de l’autorité parentale même si l’enfant mineur est décédé, ou un conjoint ou proche parent d’une personne décédée (suivant l’article 40.1. de la Loi sur le privé).
a) Transmission de la plainte
La plainte doit être envoyée par courriel à l’adresse suivante : reception@laucandrique.ca Elle doit indiquer :
Les nom, prénom, adresse résidentielle, courriel et numéros de téléphone du plaignant;
La situation vécue personnellement ou la situation d’intérêt général problématique;
Les renseignements personnels en cause;
Les évènements ou les circonstances en lien avec la plainte;
Les dates et lieux des évènements;
Les personnes ou témoins impliqués;
Tout document pertinent qui appuie la plainte (dossier, photographies, etc.).
b) Délais de traitement
Dans les 20 jours de la réception du courriel, le Gardien devra traiter la plainte et aviser le plaignant par écrit :
des mesures prises si la plainte est accueillie;
des motifs de rejet si la plainte n’est pas accueillie.
Le Gardien peut requérir un délai supplémentaire au plaignant dans le cas où la plainte est complexe et nécessite une investigation supplémentaire.
Si la plainte vise le Gardien, l’exécution de ses tâches, de sa mission ou de ses obligations, elle devra être traitée conjointement par le Gardien et la présidence Gestion Immobilière Laucandrique.
14. Lois applicables et juridiction
La présente Politique de protection des renseignements personnels est régie par les lois de la province de Québec et les lois du Canada qui s’y appliquent.
